夏の暑さが厳しくなってくると、
職場で「暑気払いやりましょう！」
って話になりますよね😊
でも、
いざ案内文を書こうとすると
「どんな文面にすればいいの？」
「社内と社外で書き方は変えるべき？」
って悩んじゃいませんか？
この記事では、
暑気払いの案内文作成で
迷うことがないよう、
すぐに使える例文を
社内・社外別に豊富に用意しました。
メールだけでなく、
最近増えているビジネスチャットや
回覧での案内文も紹介しているから、
どんなシーンでも対応できちゃいます✨
さらに、
案内文に必須の項目や送付タイミング、
出欠確認の効率化まで、
幹事業務を成功させるための
実践的なノウハウも詳しく解説しています。
この記事を読めば、
参加者全員に喜ばれる
心のこもった案内文が
作成できるようになりますよ🌸
【コピペOK】暑気払いの案内文メール例文集｜社内・社外別に解説
暑気払いの案内文って、
参加者のモチベーションを
左右する大切な要素なんです。
ここでは、
社内の上司・同僚向けから
社外の取引先向けまで、
様々なシーンで活用できる
実用的な例文をご紹介します。
フォーマルな場面から
カジュアルな集まりまで、
それぞれの関係性や目的に応じて
適切な文面を選択することで、
参加率の向上と
円滑なイベント運営ができちゃうんです😊
まずはコレ！そのまま使える暑気払いの案内文メール例文
暑気払いの案内文は、
参加者との関係性によって
適切な敬語レベルや文体を
使い分けることが重要なんです。
社内向けでも役員が参加する
フォーマルな場面と、
チーム内でのカジュアルな集まりでは、
まったく異なる
アプローチが必要になります。
また、
社外の取引先を招待する場合は、
ビジネスマナーを重視した
丁寧な文面が求められます。
それぞれのパターンを見ていきましょう！
フォーマルな例文（上司・役員参加）
件名【○月○日開催】令和○年度 暑気払いのご案内
皆様
いつもお疲れ様でございます。
○○部の△△です。
厳しい暑さが続いておりますが、
皆様におかれましては
ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
さて、この度、
日頃のご苦労を労い、
部署間の親睦を深める目的で、
下記の通り暑気払いを
開催させていただく運びとなりました。
ご多忙の折とは存じますが、
ぜひご参加くださいますようお願い申し上げます。
記
日 時 令和○年○月○日（○）午後6時30分～8時30分
場 所 ○○（住所 〒000-0000 ○○市○○区○○1-1-1）
会 費 5,000円
内 容 立食形式での懇親会
つきましては、
○月○日（○）までに
出欠のご連絡をいただけますようお願いいたします。
何かご不明な点がございましたら、
お気軽にお声かけください。
皆様のご参加を心よりお待ちしております。
○○部 △△
内線 0000
メール xxxx@company.co.jp
セミフォーマルな例文（一般的なビジネス向け）
件名【暑気払いのご案内】○○部懇親会のお知らせ
お疲れ様です！
○○部の△△です。
毎日暑い日が続いていますが、
皆さんいかがお過ごしでしょうか？
この度、
上半期の頑張りをねぎらい、
チームの結束をさらに深めるために
暑気払いを開催することになりました😊
ぜひ皆さんでリフレッシュして、
下半期に向けて英気を養いましょう！
【開催詳細】
■ 日時 ○月○日（○）18時30分～20時30分
■ 場所 ○○○（○○駅から徒歩5分）
■ 会費 4,000円
■ 形式 座敷でゆっくり懇親会
参加希望の方は、
○月○日（○）までにご連絡をお願いします。
お店の予約の関係で、
できるだけ早めに
お返事いただけると助かります。
ご質問やご要望があれば、
いつでもお声かけくださいね。
皆さんでワイワイ楽しい時間を過ごしましょう🎉
○○部 △△（内線 0000）
カジュアルな例文（親しいチーム向け）
件名【お疲れ様会】チーム暑気払いのお誘い♪
チームのみんな〜！
企画担当の○○だよ〜✨
毎日暑くて大変だけど、
みんなお疲れ様です💦
最近みんなで集まる機会がなかったから、
久しぶりにチーム全員で暑気払いしない？
美味しいお酒と料理で、
日頃の疲れを吹き飛ばしちゃおう🍻
【開催詳細】
・日時 ○月○日（○）19時〜21時
・場所 居酒屋「○○○」（駅から徒歩3分）
・予算 一人3,500円くらい
・スタイル 座敷でまったり懇親会
参加希望の人は、
○月○日（○）までに
このメールに返信してね〜
お店の予約があるから、
できるだけ早めに
返事もらえると嬉しいです😊
質問や要望があったら、
いつでも声かけて！
みんなでワイワイ楽しもうね〜💚
○○（内線 0000）
【社外向け】取引先を招待する際の丁寧なビジネス案内文
取引先を暑気払いに招待する場合は、
最高レベルの敬語と
礼儀正しい文面が必要です。
相手企業との関係性を重視し、
感謝の気持ちを込めた
案内文を作成することで、
良好なビジネス関係の
維持・発展につながりますよ😊
社外向け例文
件名【ご案内】暑気払いのお招きについて
○○株式会社
○○部 ○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□と申します。
盛夏の候、
貴社におかれましては
ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご厚情を賜り、
厚く御礼申し上げます。
この度、
日頃のご支援に対する感謝の気持ちを込めて、
ささやかながら暑気払いの席を
設けさせていただきたく、
ご案内申し上げます。
ご多忙中恐縮ではございますが、
ご都合がよろしければ
ぜひご参加いただけますと幸いです。
記
日 時 令和○年○月○日（○曜日）午後6時より
会 場 「○○○」
住所 ○○市○○区○○○○
電話 03-0000-0000
最寄駅 ○○線○○駅より徒歩5分
会 費 当社にて負担させていただきます
形 式 立食での懇親会
なお、
○月○日（○）までに
出欠のご連絡をいただけますと助かります。
ご不明な点がございましたら、
下記までお気軽にお問い合わせください。
皆様のご参加を心より
お待ち申し上げております。
株式会社△△ 営業部
□□ □□
TEL 03-0000-0000
MAIL xxxx@company.co.jp
メール以外も対応！ビジネスチャット・回覧で使える案内文
最近のビジネスシーンでは、
メール以外にもSlackや
Microsoft Teamsなどのビジネスチャット、
社内回覧板など、
多様なコミュニケーションツールが
活用されていますよね😊
それぞれの媒体の特性に応じて、
適切な文面と情報量を調整することで、
効果的な案内ができちゃうんです。
具体的な例文を見ていきましょう！
ビジネスチャット（Slack・Teams）向け
🍻 【暑気払いのお知らせ】 🍻
お疲れ様です！
みんなで暑気払いをしましょう✨
📅 日時 7/25（木）19時〜21時
📍 場所 居酒屋「○○○」（○○駅徒歩3分）
💰 会費 3,500円
👥 対象 営業部全員
参加希望の方は7/20（土）までに
このメッセージに
リアクション👍お願いします！
質問があればDMかここで
コメントしてください😊
久しぶりにみんなで楽しみましょう🎉
企画 田中（内線1234）
回覧・社内掲示板向け
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
【 暑 気 払 い の ご 案 内 】
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
暑い日が続いておりますが、
皆様いかがお過ごしでしょうか。
この度、
部署全体の親睦を深めるため、
暑気払いを開催いたします。
◆◇ 開 催 概 要 ◇◆
■ 日 時 令和○年○月○日（○曜日）18時30分～20時30分
■ 会 場 ○○○○（住所 ○○市○○区○○1-2-3）
■ 会 費 4,000円
■ 内 容 懇親会（立食形式）
┏━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┓
┃ 【重要】出欠連絡について ┃
┃ ┃
┃ ○月○日（○）までに下記まで連絡をお願いします ┃
┃ ・内線 1234（担当 ○○） ┃
┃ ・メール xxxx@company.co.jp ┃
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┛
皆様のご参加をお待ちしております。
令和○年○月○日
○○部 幹事一同
失敗しない！暑気払いの案内文に必須の項目と書き方の基本
効果的な暑気払いの案内文を
作成するためには、
参加者が必要とする情報を漏れなく、
分かりやすく伝えることが最重要なんです。
件名から本文の構成、
必要事項の記載方法まで、
それぞれに押さえるべき
ポイントがあります。
これらの基本を理解することで、
参加者にとって親切で、
幹事にとっても管理しやすい案内文が
作成できるようになりますよ😊
【件名】一目でわかる件名の付け方とは？
メールの件名は、
受信者が最初に目にする
重要な情報であり、
開封率や参加率に直接影響します。
ビジネスメールでは1日に
数十通のメールを受信することも
珍しくないから、
件名だけで内容と緊急度が
判断できることが重要なんです。
効果的な件名を作成するためには、
まず【】（角括弧）を使用して
重要な情報を強調することがおすすめです。
たとえば、
「【7/25開催】部署暑気払いのご案内」
のように、
開催日を最初に明記することで、
受信者はスケジュール確認の
必要性をすぐに判断できます。
また、
「【要返信】」「【締切7/20】」
といった行動を促す
キーワードを含めることで、
対応の優先度を伝えることも可能です。
📌 件名作成のポイント
1. 30文字以内に収める
スマホで確認する人が増えているため、
長すぎる件名は途中で切れてしまいます。
2. 【】で重要情報を強調
開催日や締切日など、
重要な情報は角括弧で
囲んで目立たせましょう。
3. 関係性に応じて文体を調整
社外向けは
「暑気払いのお招きについて」、
社内向けは
「暑気払いのお誘い♪」
など使い分けを。
【本文】時候の挨拶から結びまで、構成ごとのポイントと例文
暑気払いの案内文の本文は、
時候の挨拶、
開催趣旨の説明、
感謝の表現、
参加への誘いという流れで
構成することが基本です。
この構成に従うことで、
読み手にとって自然で
理解しやすい文章を作成できます。
時候の挨拶では、
季節感を表現しつつ相手への
気遣いを示すことが重要です。
「厳しい暑さが続いておりますが」
「盛夏の候」「連日の猛暑」
といった表現を使用し、
暑気払いというイベントの
季節的な意味を強調しましょう。
🌻 時候の挨拶例
・「連日の猛暑が続いておりますが、
皆様におかれましては
ますますご健勝のこととお慶び申し上げます」
・「厳しい暑さが続いていますが、
みなさんいかがお過ごしでしょうか？」
・「毎日暑い日が続いているけど、
みんな元気にしてる？」
開催趣旨の説明では、
なぜ暑気払いを開催するのかを
明確に伝えることが重要です。
「日頃のご苦労を労い」
「チーム一丸となって乗り切った
上半期の慰労を兼ねて」
「部署間の連携強化を図るため」
など、
具体的な目的を示すことで、
参加者にとっての
意味や価値を明確にします。
【記書き】日時・場所・会費など、開催概要の正しい書き方
記書きは、
開催に関する具体的な情報を
整理して伝える重要な部分です。
参加者が判断に必要な情報を漏れなく、
分かりやすく記載することが求められます。
⚠️ 記書きの注意点
・住所は郵便番号から正確に記載
・会場の電話番号も記載
（道に迷った時のため）
・アクセス方法は具体的に
（「○○駅東口から徒歩3分」など）
・会費の支払い方法・タイミングも明記
デキる幹事の豆知識！案内文作成・送付の注意点
案内文を作成したら、
今度は送付タイミングや
出欠確認の効率化が重要になってきます。
ちょっとした工夫で参加率を上げたり、
幹事業務を楽にしたりできるんです😊
ここでは、
経験豊富な幹事さんたちが
実践している実用的なテクニックを
ご紹介します。
これを知っているだけで、
「デキる幹事さんだな〜」
って思われちゃいますよ✨
案内メールはいつ送る？最適なタイミングとスケジュール
案内メールの送付タイミングは、
参加率に大きく影響する
重要なポイントなんです。
早すぎると忘れられてしまうし、
遅すぎると他の予定が入ってしまうという、
なかなか難しい問題ですよね😅
一般的には、
開催日の2〜3週間前に初回案内を送る
のがベストタイミングとされています。
これなら参加者も予定を調整しやすく、
幹事側も準備に
十分な時間を確保できます。
📅 理想的なスケジュール
開催3週間前
初回案内メール送付
開催2週間前
リマインドメール＆出欠確認締切
開催1週間前
最終確認メール（会場案内図付き）
開催前日
当日の注意事項メール
また、
送信する時間帯も意外と重要なんです。
平日の午前中（9時〜11時）や
午後の始まり（13時〜14時）
が開封率が高いとされています。
金曜日の夕方や月曜日の朝一番は
避けた方が無難ですね。
出欠確認を効率化する便利ツールと締め切り設定のコツ
出欠確認の方法次第で、
幹事の負担は大きく変わります。
最近は、
GoogleフォームやMicrosoft Forms、
調整さんなどのツールを活用する
幹事さんが増えていますよ😊
これらのツールを使うメリットは、
回答者の一覧がリアルタイムで確認でき、
集計作業が自動化されることです。
特に参加者が多い場合は、
メールでの個別返信よりも
ずっと効率的に管理できちゃいます。
おすすめツール比較
Googleフォーム
無料で使えて、
回答データがスプレッドシートに
自動保存される。
アンケート機能も豊富。
調整さん
日程調整に特化したツール。
複数の候補日程から最適な日を選べる。
Microsoft Forms
Office 365ユーザーなら連携がスムーズ。
企業での利用に適している。
締切設定のコツは、
開催日の1週間前を目安にすることです。
これより短いと準備が大変になり、
長すぎると回答を
忘れられてしまう可能性があります。
また、
締切を設定する際は
「○月○日（○曜日）17時まで」
のように、
曜日と時間も明記することで、
より明確になります。
「今週中に」「来週までに」
といった曖昧な表現は避けましょうね。
返信がない人への催促メールの書き方【例文付き】
どんなに丁寧に案内を送っても、
必ず返信がない人が出てきちゃうものです。
そんな時の催促メールは、
相手を責めることなく、
やわらかい表現で
再度お願いすることが大切です。
催促メールのポイントは、
相手が忙しいことへの理解を示しつつ、
お店の予約や準備の都合で
返事が必要であることを説明することです。
感情的にならず、
あくまでも事務的な理由で
あることを伝えましょう。
催促メール例文
件名【再送】暑気払い出欠確認のお願い
お疲れ様です。
○○部の△△です。
先日ご案内させていただいた暑気払いの件で、
ご連絡いたします。
ご多忙の中恐縮ですが、
お店の予約確定のため、
○月○日（○）までに
出欠のご連絡をいただけますでしょうか。
もしメールが届いていない場合や、
ご不明な点がございましたら、
お気軽にお声かけください。
お忙しい中お手数をおかけしますが、
よろしくお願いいたします。
○○部 △△
催促メールを送るタイミングは、
締切日の2〜3日前がおすすめです。
あまり早すぎると
「まだ時間があるから」
と思われてしまうし、
直前すぎると準備に支障が出てしまいます。
中止・延期になった場合の再案内メールの書き方
台風や感染症の影響で、
急遽中止や延期になることってありますよね。
そんな時は、
できるだけ早く、
明確な理由とともに参加者に
連絡することが重要です。
中止・延期の連絡では、
お詫びの気持ちを表現しつつ、
今後の対応について
具体的に伝える必要があります。
特に延期の場合は、
新しい日程の調整方法についても
触れておくと親切ですね😊
中止・延期メール例文
件名【重要】暑気払い開催中止のお知らせ
お疲れ様です。
○○部の△△です。
○月○日に予定しておりました
暑気払いについて、
重要なお知らせがあります。
台風○号の接近に伴い、
参加者の皆様の安全を最優先に考慮した結果、
誠に勝手ながら開催を
中止とさせていただくことになりました。
楽しみにしてくださった皆様には
大変申し訳ございません。
なお、
延期開催につきましては、
改めて日程を調整の上、
ご案内させていただきます。
ご理解のほど、
よろしくお願いいたします。
○○部 △△
中止・延期の連絡は、
件名に【重要】【緊急】
などの文字を入れることで、
受信者に重要性を伝えることができます。
また、
可能であれば電話やチャットでも
補完的に連絡することをおすすめします。
まとめ
ここまで、
暑気払いの案内文作成について
様々なパターンやコツを
ご紹介してきました。
最後に、
大切なポイントを
おさらいしちゃいましょう。
成功のための5つのポイント
1. 相手に合わせた表現を選ぶ
（フォーマル・セミフォーマル・カジュアル）
2. 必要な情報を漏れなく記載する
（日時・場所・会費・形式）
3. 送付タイミングを意識する
（2〜3週間前がベスト）
4. 出欠確認の効率化を図る
（ツールの活用）
5. フォローアップを怠らない
（催促・リマインド）
暑気払いの案内文は、
ただの事務連絡ではありません。
参加者に「楽しそう！」「参加したい！」
と思ってもらえるような、
心のこもった内容にすることが大切です。
完璧を目指す必要はありません。
大切なのは、
参加者のことを思いやる気持ちです。
この記事を参考にしながら、
あなたらしさを大切にして
実践してみてくださいね。
最初は緊張するかもしれませんが、
一歩踏み出す勇気が大切。
きっと参加者のみんなが喜んでくれる、
素敵な暑気払いになりますよ。