【コピペOK】暑気払い案内文テンプレ集！社内・社外で使えるフォーマル・カジュアル例文

2025年10月23日

暑気払いの案内文を書くとき、「どんな文面が正しい？」「社内と社外で違いはある？」と迷うことはありませんか。

この記事では、そんな悩みを一気に解決するために、社内・社外・チーム別に使える暑気払い案内文のテンプレートを厳選しました。

フォーマルからカジュアルまで、すぐに使えるコピペ例文を豊富に掲載。

さらに、件名の付け方・出欠確認の効率化・再案内メールの書き方まで、幹事が押さえておくべき実践ノウハウも解説しています。

この記事を読めば、どんな立場でも自信を持って案内文を作成でき、読み手に伝わる文章が自然と書けるようになります。

忙しいあなたの時間を節約しながら、印象の良い案内メールを完成させましょう。

暑気払い案内文とは？目的とマナーを理解しよう

まずは、暑気払い案内文の基本を整理しておきましょう。

この章では、「暑気払いとは何か」「案内文を書く意味」「社内・社外での書き方の違い」についてわかりやすく解説します。

これを押さえておくだけで、後の例文の完成度がぐっと上がります。

そもそも「暑気払い」とは？由来と開催目的

「暑気払い（しょきばらい）」とは、暑い季節に行う職場の交流行事の一つです。

古くは、夏の暑さを乗り越えるために人々が気分をリフレッシュさせる集まりを開いたのが由来とされています。

現代では、社員同士の親睦を深めたり、上半期のねぎらいを込めた社内行事として定着しています。

つまり暑気払いは、「お疲れさま」の気持ちを共有するための穏やかな交流の場なんですね。

項目	内容
目的	仕事の労をねぎらい、社内の連携を深める
開催時期	7〜8月頃（梅雨明け〜お盆前が多い）
形式	社内懇親会・部署交流会など
主催	部署・チーム・総務など

こうした背景を理解しておくと、案内文にも自然と温かみが生まれます。

案内文に必要な基本構成とマナー

暑気払いの案内文は、単なる日程通知ではなく相手への心遣いを伝えるビジネス文書です。

構成を整えるだけで、印象は見違えるほど良くなります。

一般的な案内文は、次の5つの要素で構成されます。

構成要素	説明
① 件名	開催内容と日時を簡潔に記載。「【○月○日開催】暑気払いのご案内」など。
② 冒頭挨拶	季節の挨拶と感謝の言葉を入れる。
③ 開催趣旨	なぜ開催するのか、目的を明確にする。
④ 開催概要	日時・場所・会費・申込期限などを整理。
⑤ 結び	参加を促すひとことや感謝の言葉で締める。

これらを守ることで、どんな立場の人にも誤解なく伝わる丁寧な案内文が完成します。

特に注意すべきは、相手との関係性に合わせた「敬語レベル」です。

社内宛てならややカジュアルでも構いませんが、社外向けの場合は丁寧な表現が欠かせません。

社内・社外で変わる敬語とトーンの違い

社内と社外では、案内文の「書き方」と「言葉づかい」が大きく異なります。

社内ではフレンドリーさと読みやすさを重視し、社外では礼儀を第一にするのが鉄則です。

比較項目	社内向け	社外向け
敬語レベル	通常の敬語（です・ます調）	最上級の敬語（謙譲語・尊敬語）
文体トーン	親しみやすい・簡潔	格式ある・丁寧で静かな印象
件名例	「【暑気払いのお知らせ】」	「【ご案内】暑気払い開催のご連絡」
呼称	「皆さん」「チームの皆さま」など	「○○株式会社 ○○様」など

このように、文章トーンを使い分けることができれば、ビジネスメールの基本スキルとしても評価されます。

案内文は“文面で伝えるおもてなし”と考えると分かりやすいですね。

ここまでで、暑気払い案内文の目的とマナーをしっかり理解できたと思います。

次の章からは、いよいよ「コピペOK」で使える社内向けの具体的なテンプレートを紹介していきます。

【コピペOK】社内向け暑気払い案内文テンプレート集（フルバージョン例文付き）

ここでは、社内で使える暑気払い案内文のテンプレートを紹介します。

上司や役員が参加するフォーマルな場面から、部署・チーム単位のセミフォーマル、そして気軽な社内交流会まで、目的に応じた3タイプを用意しました。

そのままコピーして使えるフルバージョン例文も掲載しています。

フォーマル版（上司・役員が参加する場合）

会社全体や部門での正式な懇親会を案内する際に使用できる文例です。

敬語を丁寧に保ちながらも、堅苦しすぎない表現にするのがポイントです。

項目	内容
文体	敬語重視・フォーマル
おすすめ宛先	管理職・役員・複数部署
トーン	上品で誠実

【フルバージョン例文】

件名：【○月○日開催】令和○年度暑気払いのご案内

本文：

皆様

いつもお疲れ様でございます。○○部の△△です。

厳しい暑さが続いておりますが、皆様におかれましてはますますご健勝のこととお喜び申し上げます。

さてこのたび、日頃のご尽力をねぎらい、社員間の親睦を深める目的で、下記の通り暑気払いを開催いたします。

ご多忙とは存じますが、ぜひご参加くださいますようお願い申し上げます。

記

日時：令和○年○月○日（○）18時30分〜20時30分

場所：○○ホール会議室A（○○市○○区○○1-1-1）

会費：一人4,000円

内容：軽食・懇親形式

つきましては、○月○日（○）までに出欠のご連絡をお願いいたします。

ご不明点がございましたら、幹事までお知らせください。

皆様のご参加を心よりお待ちしております。

○○部　△△

内線：0000　メール：xxxx@company.co.jp

セミフォーマル版（部署・チーム全体向け）

部署内の交流を目的とした懇親会の案内に適しています。

ビジネスとしての丁寧さを保ちつつ、ややフレンドリーな印象を与える文体です。

【フルバージョン例文】

件名：【暑気払いのお知らせ】○○部交流会のご案内

本文：

お疲れ様です。○○部の△△です。

連日の暑さが続いていますが、皆さんいかがお過ごしでしょうか。

このたび、上半期の労をねぎらい、部署全体の交流を深める目的で暑気払いを開催することになりました。

日頃の業務から少し離れて、リラックスした時間を共有できればと思います。

【開催概要】

日時：○月○日（○）18時〜20時

場所：○○ホール交流ルームB

会費：3,500円

形式：自由交流スタイル

参加をご希望の方は、○月○日（○）までに△△までご連絡ください。

準備の都合上、早めのご返信をいただけると助かります。

ご参加を心よりお待ちしています。

○○部　△△

カジュアル版（気軽なチームお疲れ様会）

仲間内で開く小規模な集まりに向けたカジュアルな文例です。

やわらかい言葉づかいで、メンバーの気持ちを引き上げるようなトーンに仕上げましょう。

【フルバージョン例文】

件名：【おつかれさま会のお知らせ】チーム暑気払いのご案内

本文：

チームの皆さんへ

こんにちは、○○です。

暑い日が続いていますが、皆さんお元気ですか。

ここ最近、なかなか全員で集まる機会がなかったので、チーム全体でリラックスできる場を作りました。

短い時間ですが、交流しながらお互いの近況を話せればと思います。

【概要】

日時：○月○日（○）17時〜19時

場所：○○ビル内コミュニケーションルーム

費用：なし（会社負担）

形式：自由参加型の懇談スタイル

参加できる方は○月○日（○）までにメッセージで教えてください。

みんなでゆったり話しましょう。

出欠確認メール・催促メール例文

案内文を送った後、出欠連絡がない場合に再送できるフォロー文も用意しておくと便利です。

【出欠確認用メール例文】

件名：【再送】暑気払い出欠確認のお願い

お疲れ様です。○○部の△△です。

先日ご案内した暑気払いの件について、出欠確認のお願いです。

お手数ですが、○月○日（○）までにご返信いただけますでしょうか。

どうぞよろしくお願いいたします。

社内向け案内文のポイントは「シンプルで伝わりやすく、温かみを残すこと」。

次章では、取引先を招待する「社外向け」の案内文テンプレートを紹介します。

【社外向け】取引先を招待する暑気払い案内文テンプレート集

ここでは、社外の取引先やパートナー企業を招待する際に使える暑気払い案内文を紹介します。

社外宛てのメールは、社内向けよりも形式と敬意を重視しなければなりません。

特に宛名・挨拶・結びの言葉は、相手の立場に配慮した丁寧な表現に整えることが大切です。

フォーマルビジネスメール（正式招待）フルバージョン

こちらは、企業間の正式なご案内にそのまま使える構成です。

あくまでビジネスの一環として、相手への感謝を込めた上品なトーンを心がけましょう。

項目	内容
宛先	取引先・顧客・提携企業など
文体	最上級敬語（謙譲語・尊敬語）
目的	感謝と交流を目的とした懇談のご案内

【フルバージョン例文】

件名：【ご案内】暑気払い開催のご挨拶

○○株式会社
○○部　○○様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。

盛夏の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

平素より格別のご厚情を賜り、心より御礼申し上げます。

このたび、日頃のご支援への感謝を込めまして、ささやかではございますが暑気払いの場を設けさせていただく運びとなりました。

ご多忙中恐縮ではございますが、ぜひご参加賜りますようお願い申し上げます。

記

日時：令和○年○月○日（○）18時00分より

会場：○○ビル3階　ホールB（○○市○○区○○1-2-3）

形式：懇談形式

参加費：当社にて負担いたします

お手数ですが、○月○日（○）までに出欠のご連絡をお願い申し上げます。

ご不明な点がございましたら、下記までお気軽にお知らせください。

皆様のご参加を心よりお待ち申し上げております。

株式会社△△
営業部　□□　□□
TEL：03-0000-0000
MAIL：xxxx@company.co.jp

軽めのお誘いメール（親しい取引先向け）

相手との関係がすでに良好で、気軽に声をかけたい場合の例文です。

ビジネスの枠を保ちながらも、少し柔らかい言葉で距離感を縮めるトーンに仕上げます。

【例文】

件名：【ご案内】暑気払い懇談のご案内

○○株式会社
○○部　○○様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。

暑い日が続いておりますが、皆様お変わりなくお過ごしでしょうか。

平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。

このたび、日頃の感謝を込めて、弊社内にてささやかな懇談の場を設けることになりました。

日程は下記の通りとなっております。

日時：○月○日（○）18時〜20時

場所：△△本社会議室A

ご都合よろしければ、ぜひご参加いただければ幸いです。

ご一緒に情報交換などもできればと思っております。

ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

株式会社△△　□□

返信依頼と結びの丁寧表現集

社外向けの案内文では、締めくくりの表現が印象を左右します。

「参加してください」よりも、相手を尊重した柔らかい依頼文に整えることが重要です。

シーン	使える表現例
出欠依頼	「ご多忙中恐縮ですが、○月○日までにご返信を賜れますと幸いです。」
感謝の結び	「今後とも変わらぬご支援のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。」
再案内時	「日程の再調整となり恐縮ですが、引き続きご検討をお願いいたします。」
敬意を込めた締め	「皆様のご健康とご発展を心よりお祈り申し上げます。」

ポイント：

社外文では、「お忙しい中恐縮ですが」「ご多忙とは存じますが」といったクッション表現を文中に挟むことで、柔らかい印象を与えられます。

また、件名は「【ご案内】」「【お知らせ】」などを先頭に置くと、メールの意図が一目で伝わります。

“社外案内文は、丁寧すぎるくらいでちょうど良い”という意識で仕上げましょう。

メール以外でも使える！チャット・回覧・掲示での案内文テンプレート

最近はメールだけでなく、SlackやTeamsなどのビジネスチャットや、社内掲示・回覧で暑気払いの案内を共有するケースも増えています。

チャットや掲示はメールよりもスピーディーで簡潔な表現が求められます。

ここでは、それぞれのツールに最適なテンプレートを紹介します。

ビジネスチャット（Slack・Teams）向け例文

チャットでの案内は、短く要点をまとめ、見やすいレイアウトにするのがコツです。

絵文字を使わずとも、視覚的に整理されたメッセージで十分に印象を残せます。

項目	ポイント
長さ	5〜8行程度が理想
形式	日程・場所・参加方法を箇条書きで
トーン	明るく丁寧

【テンプレート例】

──────────────

【お知らせ】暑気払い開催のご案内

お疲れ様です。暑気払いの開催についてご案内します。

📅 日時：7月25日（木）17:30〜19:30

📍 会場：○○ビル内コミュニケーションルーム

💬 形式：部署懇談・自由交流

参加希望の方は、7月20日までにこの投稿にリアクションをお願いします。

皆さまのご参加をお待ちしています。

──────────────

ポイント： メッセージ内の情報は箇条書きで整え、余白を活用すると見やすくなります。

社内回覧・掲示板用レイアウト例

回覧や掲示では、メールよりもフォーマルに構成しつつ、ひと目で概要が分かるように整えましょう。

見出しや枠線を使って、視覚的に情報を整理するのがコツです。

【掲示用テンプレート】

 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 　　暑気払い開催のご案内 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 暑い日が続いておりますが、皆さまいかがお過ごしでしょうか。 このたび、部署内の親睦を深めるため、下記の通り暑気払いを開催いたします。 【開催概要】 日時：○月○日（○）17:30〜19:30 場所：○○ホール 集会室B 会費：なし（会社負担） 形式：自由交流形式 【出欠連絡】 ○月○日（○）までに担当○○（内線0000）までご連絡ください。 皆さまのご参加をお待ちしております。 ○○部 幹事一同 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

掲示用文書では、改行や罫線でリズムを作り、視覚的に読みやすくすることが重要です。

ショートメッセージや社内SNS向け簡潔文例

社内SNS（例：LINE WORKSなど）では、より簡潔に伝える必要があります。

ただし、短くても「日時・場所・目的」の3点は省かないようにしましょう。

【簡潔テンプレート例】

──────────────

【お知らせ】○○チーム懇親会のご案内

7月25日（木）17:30〜19:30、○○会議室で懇親会を開催します。

参加希望の方は7月20日までに返信をお願いします。

ご都合つく方はぜひご参加ください。

──────────────

短文でも“目的＋行動指示＋締切”を入れることが大切です。

ここまでで、チャット・掲示などメール以外のツールにも対応できるようになりました。

次章では、案内文を成功に導く実践テクニックを詳しく解説します。

プロ幹事直伝！案内文を成功に導く実践テクニック

暑気払いの案内文を送るだけでは、イベント成功とは限りません。

参加率を上げ、準備の負担を減らすためには「送るタイミング」「件名」「フォローアップ」が重要です。

ここでは、経験豊富な幹事たちが実践している具体的なテクニックを紹介します。

効果的な件名の付け方と送信タイミング

まずは、メールの「件名」と「送信時期」を最適化しましょう。

どんなに丁寧な本文でも、件名がぼやけていると開封されにくくなってしまいます。

ポイント	解説
1. 日付を入れる	「【7/25開催】○○部暑気払いのご案内」など、開催日が明確に伝わります。
2. 行動を促す	「【要返信】」「【参加確認】」を入れると返信率が上がります。
3. 簡潔に30文字以内	スマホ表示で切れないようにするのがポイントです。

送信タイミングは、一般的に開催の2〜3週間前がベストとされています。

早すぎると忘れられ、遅すぎると予定が埋まってしまうため、この時期が最も反応が良いです。

おすすめスケジュール例：

タイミング	内容
開催3週間前	初回案内メール送付
開催2週間前	リマインド・出欠締切案内
開催1週間前	最終確認・会場案内
前日	簡単なリマインドメッセージ

件名と送信スケジュールを工夫するだけで、参加率は大幅に変わります。

出欠管理をラクにする無料ツール活用法

出欠確認は幹事の負担になりやすい業務のひとつです。

最近では、無料で使えるオンラインツールを活用することで、集計や確認を自動化できます。

ツール名	特徴
Googleフォーム	回答が自動でスプレッドシートに保存。メール連携も可能。
Microsoft Forms	Officeユーザー向け。Teamsと連携して通知も可能。
調整さん	複数の日程候補から出席可能日を選択できる。

ポイント： 出欠確認フォームを案内メール内にリンクとして挿入しておくと、返信漏れが減ります。

例：

「ご出欠はこちらのフォームよりご回答ください → https://forms.gle/xxxx」

また、締切日を明確に設定し、「○月○日（○）17時まで」と時間指定することで、返信率をさらに高められます。

返信がない人へのやさしい催促メール例文

催促メールは、相手の負担を考慮してやわらかく送るのが鉄則です。

強い口調は避け、あくまで事務的かつ丁寧に伝えましょう。

【例文】

件名：【再送】暑気払い出欠のご確認

本文：

お疲れ様です。○○部の△△です。

先日ご案内いたしました暑気払いについて、出欠のご連絡をお願い申し上げます。

ご多忙中恐縮ですが、○月○日（○）までにお知らせいただけますと助かります。

すでにご連絡をいただいている場合はご容赦ください。

何卒よろしくお願いいたします。

このように、「助かります」「ご容赦ください」といったクッション言葉を入れることで、催促の印象を和らげられます。

中止・延期時の再案内メールテンプレート

やむを得ず開催を延期・中止する場合は、できるだけ早く丁寧に連絡しましょう。

原因説明よりも、参加者への配慮を中心に書くことがポイントです。

【例文】

件名：【重要】暑気払い開催延期のお知らせ

本文：

お疲れ様です。○○部の△△です。

○月○日に予定しておりました暑気払いについて、都合により開催を延期することになりました。

新しい日程が確定しましたら、改めてご案内いたします。

ご予定を調整いただいた皆さまにはご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

引き続きよろしくお願いいたします。

中止・延期連絡の目的は「お詫び」よりも「安心感の共有」です。

短くても誠実な言葉を添えることで、印象を損なわずに済みます。

ここまでで、幹事としての実務スキルが大きく向上したはずです。

次の章では、これまで紹介した全パターンの“完全版例文集”をまとめて掲載します。

【完全保存版】暑気払い案内文のフルバージョン例文集（シーン別まとめ）

ここでは、これまで紹介した内容をベースに、主要なシーン別でそのまま使える「フルバージョン例文」を一挙公開します。

社内フォーマル版・社外ビジネス版・カジュアル版の3パターンをまとめて掲載しました。

文章全体をコピーして使えるため、文面に悩む時間を大幅に短縮できます。

社内フォーマル版（上司・役員参加型）

役職者や他部署を含む正式な懇親会の案内に適したテンプレートです。

敬語を重ねすぎず、誠実で端正な文調を意識しましょう。

【フル例文】

件名：【○月○日開催】令和○年度暑気払いのご案内

皆様

いつもお世話になっております。○○部の△△です。

日頃よりご協力を賜り、誠にありがとうございます。

このたび、日々の労をねぎらい、部署間の親睦を深める目的で、下記の通り暑気払いを開催いたします。

ご多忙の折とは存じますが、ぜひご参加くださいますようお願い申し上げます。

記

日時：令和○年○月○日（○）18時〜20時

場所：○○ホール会議室A（○○市○○区○○1-1-1）

会費：4,000円

内容：軽食と懇談形式

○月○日（○）までに出欠をお知らせください。

ご不明な点がございましたら、幹事までご連絡ください。

皆様のご参加を心よりお待ちしております。

○○部　△△
内線0000
メール：xxxx@company.co.jp

社外ビジネス版（取引先向け）

取引先やお得意様を招く場合は、感謝の言葉を中心に据えた案内文にします。

丁寧でありながらも、相手が気軽に出席を検討できるトーンにするのがコツです。

【フル例文】

件名：【ご案内】暑気払い開催のご挨拶

○○株式会社
○○部　○○様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。

盛夏の候、貴社におかれましては益々ご隆盛のこととお喜び申し上げます。

平素より格別のご厚情を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、このたび日頃のご支援への感謝を込めて、ささやかではございますが暑気払いを企画いたしました。

ご多忙中恐縮ではございますが、ぜひご出席賜りますようお願い申し上げます。

記

日時：○月○日（○）18時より

会場：○○ホール（○○市○○区○○1-2-3）

形式：懇談形式

会費：当社負担

○月○日（○）までに出欠をご連絡いただけますと幸いです。

ご不明な点がございましたら、下記までお問い合わせください。

今後とも変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げます。

株式会社△△
営業部　□□　□□
TEL：03-0000-0000
MAIL：xxxx@company.co.jp

カジュアル社内版（小規模チーム向け）

チーム単位での気軽な集まりを案内する際に使える文例です。

フォーマル要素を省き、親しみやすいトーンでまとめましょう。

【フル例文】

件名：【お知らせ】チーム懇談会のご案内

チームの皆さんへ

こんにちは、○○です。

暑い日が続いていますが、皆さんお変わりないでしょうか。

久しぶりにメンバー全員で集まり、交流の時間を持ちたいと思っています。

下記の通り、チーム懇談会を開催します。

日時：○月○日（○）17:30〜19:00

場所：○○ビル内交流ルーム

会費：不要

形式：自由懇談形式

参加できる方は、○月○日（○）までにメッセージでお知らせください。

短い時間ですが、みんなでゆったり話せればと思います。

どうぞよろしくお願いします。

どの例文も、敬意・明快さ・思いやりを軸に設計されています。

このままコピーして使っても問題ありませんが、社風や目的に合わせて文末を調整するとさらに自然になります。

まとめ｜読まれる案内文の条件は「丁寧さ＋思いやり」

ここまで、暑気払いの案内文を社内・社外・チャット・掲示など、さまざまなシーン別に紹介してきました。

最後に、読まれる案内文を作るための共通ポイントを整理しておきましょう。

暑気払い案内文の成功チェックリスト

案内文が整っているかどうかは、以下の5つの観点で確認できます。

チェック項目	内容
① 目的が明確か	「ねぎらい」「交流」「感謝」など、開催の意図が伝わるか。
② 情報が揃っているか	日時・場所・会費・締切など、参加判断に必要な情報が漏れていないか。
③ トーンが適切か	社内・社外で敬語や文体が使い分けられているか。
④ 行動が促されているか	「ご返信ください」「フォームから回答を」などの明確な指示があるか。
⑤ 結びが丁寧か	最後に感謝や配慮の一言が添えられているか。

これらをクリアしていれば、文章の完成度は十分高いといえます。

「相手が読みやすい文章」＝「信頼される案内文」です。

自社用にアレンジする3ステップ

テンプレートをそのまま使うだけでも効果的ですが、社風やチームの雰囲気に合わせて微調整するとより自然に伝わります。

ステップ	内容
STEP1	挨拶部分を自社の表現に置き換える（例：「暑さが続きますが」→「日差しが強い日々が続きますが」など）。
STEP2	会場や形式を自社環境に合わせて具体化する（例：「○○ホール」→「社内第2会議室」など）。
STEP3	結びの言葉に温かみを足す（例：「皆さまのご参加をお待ちしております」→「皆さまと心地よい時間を過ごせれば幸いです」）。