「歓迎会の案内メール、どう書けばいいんだろう？」
「失礼のない文面にするにはどうすればいいのかな？」
そんな悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか？
大丈夫です！
この記事では、新入社員さん、異動されてきた方、
中途入社の方など、様々なケース別の例文をご紹介します。
基本的なマナーから応用まで、
すぐに使える情報をまとめましたので、
ぜひ参考にしてくださいね。
歓迎会案内メールの基本構成とマナー
みなさん、歓迎会の案内メールって、
どんな内容を書けばいいか迷いますよね。
でも心配いりません！
基本的な構成要素さえ押さえておけば、
誰でも簡単に素敵な案内メールが作れるんです。
これから、メールの各パーツの書き方を
くわしく説明していきますので、一緒に見ていきましょう。
件名の書き方
メールの件名って、
実は思っている以上に大切なんです！
なぜかというと、
受信者の方が
「あ、これ大事なメールだな」
とすぐわかるようにする必要があるからです。
例えば、
こんな件名がおすすめです：
- 「【ご案内】山田さんの歓迎会を開催します♪」
- 「【お知らせ】新入社員歓迎会のご案内（4/15開催）」
ポイントは、
見てすぐ内容がわかるということ。
かしこまりすぎず、
でも必要な情報はしっかり入れる。
そのバランスが大切なんです。
括弧（【】や［］）を使うと、
より見やすくなりますよ。
宛名・挨拶
「みなさま、お疲れさまです！」
――こんな感じで始めるのが今どきの定番です。
かしこまった表現が必要な場合は、
「新緑の候、皆様におかれましてはますますご清祥のこととお慶び申し上げます」
といった季節の挨拶を入れるのもいいですね。
ここで大切なのは、
送信する相手に合わせた表現を選ぶこと。
例えば：
- 部署全体の場合：「営業部の皆様」
- 会社全体の場合：「社員の皆様」
- 特定のチームの場合：「プロジェクトメンバーの皆様」
相手や状況に応じて、
フォーマル度を調整していきましょう。
歓迎会の目的・趣旨
ここでは、
なぜ歓迎会を開催するのか、
その意図を明るく前向きに伝えましょう。
例えば：
「この度、新しく営業部に加わった佐藤さんを歓迎して、楽しく交流する会を企画しました！普段なかなか話せない方とも、この機会にぜひ親睦を深めていただければと思います♪」
このように、
参加する人が「行きたい！」と思えるような
温かい表現を使うのがポイントです。
堅苦しくなりすぎず、
でも失礼にならない程度の明るさを心がけましょう。
開催日時・場所
ここは特に正確さが求められる大切なパートです。
でも、
ただ事務的に書くのではなく、
参加者の立場に立って必要な情報をわかりやすく伝えましょう。
■開催日時：2025年5月15日（水）18:30～20:30
■場所：「くつろぎ」新宿店
住所：東京都新宿区新宿3-1-1 ○○ビル5階
アクセス：JR新宿駅東口から徒歩5分ここでのポイントは：
- 待ち合わせ場所を具体的に（「お店の前で18:15に集合」など）
- 目印になるものを明記（「1階にコンビニがある茶色いビルです」など）
- 道順の補足（「駅の東口を出て、〇〇デパート方面へ…」など）
特に初めての方が迷わないよう、
親切な情報提供を心がけましょう。
会費
会費の案内は、
参加者が予算を調整できるよう、
早めにはっきりと伝えることが大切です。
「会費は5,000円（飲み放題付き）となります。お釣りのないようご用意いただけますと幸いです。」
金額だけでなく、
以下のような情報も添えると親切ですよ：
- 支払方法（現金のみ、カード可など）
- 含まれるもの（飲み放題、食事代など）
- 幹事集金か店舗での個別支払いか
出欠確認方法・締め切り
スムーズな幹事業務のために、
出欠確認はとっても大切！
参加者の方々も予定を調整しやすいよう、
以下のポイントをおさえて案内しましょう。
「出欠のご返信は、5月10日（金）17時までに、以下のいずれかの方法でお願いします！
- 添付のExcelファイルにご記入
- このメールへの返信
- 各部署の幹事までご連絡」
締め切り日は開催日の3日～1週間前が目安です。
また、
できるだけ複数の返信方法を用意してあげると、
参加者の方も返信しやすくなりますよ。
連絡先
何か質問があった時のために、
連絡先はしっかり明記しておきましょう。
でも、
ただ連絡先を書くだけじゃなく、
こんな風に書くと親切です：
「ご不明な点がございましたら、お気軽に下記までご連絡ください♪ ■担当：総務部 山田（内線：1234） ■メール：yamada@example.com ■携帯：090-XXXX-XXXX」
ポイントは複数の連絡手段を提供すること。
内線、
メール、
携帯など、
状況に応じて連絡できる方法を用意してあげましょう。
その他（アレルギー対応・持ち物など）
参加者の方々が安心して楽しめるよう、
細かな配慮も忘れずに。例えばこんな感じです：
「■アレルギーやその他ご要望について 食物アレルギーをお持ちの方は、ぜひ出欠返信時にお知らせください。個別に対応させていただきます！
■服装について 仕事着のままで大丈夫です。
お仕事帰りにお気軽にお越しください♪」
新入社員歓迎会 案内メール例文
新入社員さんを迎える歓迎会。
みんなでワイワイ楽しめる雰囲気作りが大切ですよね。
状況に応じて使える3つの例文をご紹介します！
例文1（フォーマル）
件名：【ご案内】2025年度新入社員歓迎会のお知らせ
社員の皆様
陽春の候、ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
この度、2025年度に入社された新入社員の皆様を歓迎する会を下記の通り開催いたします。
新入社員の皆様との親睦を深める貴重な機会となりますので、ぜひ皆様のご参加をお待ちしております！
■日時：2025年4月15日（金）18:30～20:30
■場所：レストラン「さくら」丸の内店
東京都千代田区丸の内1-1-1 丸の内ビル8階
（東京駅丸の内北口より徒歩3分）
■会費：5,000円（飲み放題・食事代込み）
新入社員の皆様（10名）との交流を深める良い機会です。
部署の垣根を越えて、楽しい時間を過ごしましょう♪
※出欠のご返信は4月10日（金）17時までに、
添付のExcelファイルにご記入の上、ご返信ください。
※アレルギーなど、食事についてご要望がございましたら、
出欠返信時にその旨ご記載ください。
【お問い合わせ先】
総務部 佐藤
内線：5678
Mail：sato@example.com例文2（カジュアル）
件名：🌸新入社員さんいらっしゃ～い！歓迎会やります🌸
みなさん、こんにちは！
総務部の佐藤です(*^▽^*)
待ちに待った新入社員さんが入社しましたね！
というわけで、みんなで楽しく歓迎会をしましょう♪
【歓迎会詳細】
📅日時：4/15(金) 18:30スタート！
📍場所：「わいわい」新宿店
💰会費：4,000円（90分飲み放題付き）
🎯締切：4/10(金) 17:00まで
新入社員さんとの交流タイム、楽しみましょう～！
2次会も予定してますので、ご予定の調整お願いします✨
返信はこのメールに直接返信でOKです！
なにか質問があれば、気軽に聞いてくださいね。
では、たくさんのご参加お待ちしています！例文3（少人数向け）
件名：【ご案内】開発チーム新メンバー歓迎ランチ会🍴
開発チームの皆様
お疲れさまです！プロジェクトリーダーの田中です。
先週から我がチームに加わった鈴木さんを囲んで、
カジュアルなランチ会を開催したいと思います！
◆日時：5/20(月) 12:00～13:30
◆場所：「カフェテリアSUNNY」社食横の個室
◆予算：1,500円程度（ランチメニュー）
少人数でゆっくりお話できる機会にしたいと思います。
普段なかなか話せない趣味の話なども、この機会にぜひ♪
→ご参加いただける方は、5/18(金)までにこのメールに返信をお願いします！
田中拓也（内線：2345）異動者歓迎会 案内メール例文
部署異動や転勤で新しく来られた方の歓迎会。
スムーズな環境適応のための大切なイベントですよね。
状況別の例文をご紹介します！
例文1（他部署からの異動）
件名：【ご案内】営業部 山田部長 歓迎会のお知らせ
営業部の皆様
お世話になっております。
幹事の佐藤です。
このたび経理部より異動されてきた山田部長をお迎えして、
アットホームな雰囲気で歓迎会を開催したいと思います！
■日時：5/25(火) 19:00～21:00
■場所：和食「なごみ」新宿西口店
（西口地下街マルビル直結）
■会費：6,000円
※個室・飲み放題・お料理8品付き
営業部のメンバーが顔合わせできる良い機会です。
ぜひ皆様のご参加をお待ちしています！
※ご出欠は添付のExcelシートにご記入ください
※〆切：5/20(金)まで
※食事のアレルギーなどございましたら、備考欄にご記入ください
【幹事連絡先】
佐藤直子（営業企画課）
内線：3456例文2（転勤者）
件名：🌟大阪支社から山田さんが来られます！歓迎会のお知らせ🌟
皆様こんにちは！
総務課の高橋です(^^)
大阪支社から東京本社に異動される山田さんを迎えて、
楽しい歓迎会を企画しました！
◆日時：6/5(水) 18:30スタート
◆場所：創作和食「こころ」
（東京駅八重洲口徒歩3分）
◆会費：5,500円
※個室・飲み放題・コース料理付き
実は山田さん、東京に来るのが初めてなんだそう！
みんなで東京の良いところをたくさん教えてあげましょう♪
●出欠について●
6/1(土)までに、このメールへの返信をお願いします。
「出席」「欠席」の他、一言メッセージも募集中です！
※飲み放題メニューについて
ソフトドリンク充実！ノンアル派の方も安心してご参加ください◎
幹事：高橋美咲
携帯：090-XXXX-XXXX例文3（昇進に伴う異動）
件名：【ご案内】新任 marketing統括部長 中村様 歓迎会
marketing部門の皆様へ
いつもお世話になっております。
総務部の伊藤でございます。
このたび新しくmarketing統括部長にご就任された中村様をお迎えして、
部門の懇親会を開催させていただきます。
■開催概要■
日時：6/15(金) 19:00～21:00
会場：イタリアン「POSTO」
（丸ビル6F・個室予約済）
会費：7,000円
※フリードリンク、特別コース料理付
中村部長様と部門メンバーとの親睦を深める機会として、
皆様お誘い合わせの上、ぜひご参加くださいませ。
●ご出欠確認●
6/10(月)17時までに、以下のいずれかの方法でご連絡ください。
①添付フォームに入力
②このメールに返信
③各課の幹事までご連絡
※ドレスコード：ビジネスカジュアル
※アレルギーなどのご要望は備考欄にご記載ください
【幹事連絡先】
伊藤美優（内線：4567）
Mobile：080-XXXX-XXXX中途社員歓迎会 案内メール例文
中途入社の方の歓迎会は、
その方のキャリアや年齢に応じて、
適切な雰囲気作りが大切です。
シーン別の例文を見ていきましょう！
例文1（経験者向け）
件名：【ご案内】新任SEリーダー 斎藤様 歓迎会について
開発部の皆様
お疲れさまです。
開発1課の山本です。
このたび、大手IT企業で10年のご経験をお持ちの斎藤様をお迎えすることになりました。
つきましては、気軽な雰囲気で歓迎会を開催したいと思います。
◆日時：6/20(木) 19:00～
◆場所：Spanish Bar "ALEGRIA"
（六本木一丁目駅徒歩1分）
◆会費：6,000円
※タパス料理コース＆飲み放題付き
斎藤様の豊富なご経験やスキルを伺える貴重な機会です。
普段の業務では聞けないような話も、この機会にぜひ♪
●ご参加について●
6/15までに添付のフォームにてご回答ください。
↓↓必要事項↓↓
・お名前
・出欠
・食事制限の有無
・斎藤様への一言メッセージ（任意）
※当日は18:45に店舗前集合です
※カジュアルな服装でOKです！
【幹事】
山本健一（開発1課）
内線：5678
例文2（若手社員向け）
件名：【ご案内】デザインチーム新メンバー歓迎会😊 デザインチームの皆さん、こんにちは！ チームリーダーの木村です。 先週から加入した田中さん（25歳）の歓迎会を開催します！ 前職でのUI/UXデザインの経験を活かして、若い感性で チームに新しい風を吹き込んでくれそうな田中さん。 みんなで楽しく歓迎しましょう♪ ◆日時：7/1(月) 19:00～ ◆場所：「THE DINING」渋谷店 （渋谷駅マークシティ直結） ◆会費：5,000円 ※お洒落なコース料理＆2時間飲み放題♪ カジュアルな雰囲気で、デザインの話や 趣味の話で盛り上がりましょう！ 2次会も予定してます✨ ※ご参加できる方は6/25までにご返信を！※服装は自由です！ 【連絡先】 木村花子 slack: @kimura_hanako 内線：6789
例文3（役職者向け）
件名：【ご案内】マーケティング部 新任部長 鈴木様 歓迎会
マーケティング部の皆様
いつもお世話になっております。
総務部の佐々木でございます。
このたび、グローバル展開をされている大手企業より
新しく着任された鈴木部長をお迎えするにあたり、
部内での歓迎会を企画させていただきました。
■開催詳細■
日 時：7/10(水) 18:30～20:30
場 所：日本料理「雅」
丸の内ビル42階個室
会 費：8,000円
※特別会席コース・プレミアム飲み放題付
鈴木部長との親睦を深める貴重な機会となります。
皆様、万障お繰り合わせの上、ご参加いただけますと幸いです。
●ご出欠について●
7/5(金)までに、以下URLよりご回答ください。
[URL: 出欠管理フォーム]
※ドレスコード：ビジネスカジュアル
※伝達事項がございましたら、
フォームの備考欄にご記載ください。
【幹事】
佐々木智子（総務部）
内線：7890
メール：t.sasaki@example.com歓迎会案内メール作成のポイント
せっかく歓迎会を企画するなら、
参加者の皆さんに楽しく過ごしてもらいたいですよね。
ここからは、
そんな素敵な歓迎会にするための
メール作成のポイントをご紹介します！
参加しやすい雰囲気を作る
歓迎会の成功の鍵は、
参加者が気軽に参加できる雰囲気づくりにあります。
案内メールの段階から、
こんな工夫を取り入れてみましょう：
- 堅苦しすぎない文体を選ぶ
- 参加者の立場に立った情報提供をする
- 開催目的を前向きに伝える
例えば、
「皆様のご参加を心よりお待ちしております」
という堅い表現よりも、
「楽しい時間を一緒に過ごしましょう♪」
といった柔らかい表現の方が、
参加しやすい雰囲気を作れますよ。
丁寧な言葉遣いを心がける
親しみやすさは大切ですが、
ビジネスメールである以上、
基本的な敬語は忘れずに。
特に以下の点に注意を払いましょう：
- 時候の挨拶（必要に応じて）
- 正しい敬称の使用
- 丁寧語・謙譲語の適切な使い分け
ポイントは、
カジュアルすぎず、
堅すぎない、
ちょうど良いバランスを保つこと。
相手や状況に応じて、
適切な言葉遣いを選びましょう。
必要な情報を漏れなく記載する
参加者が
「あれ？これってどうなってるんだろう？」と困らないよう、
必要な情報は全て記載することが大切です。
具体的には：
- 基本情報（日時・場所・会費など）
- アクセス方法の詳細
- 服装の指定（ある場合）
- 持ち物の案内
- キャンセルポリシー（必要な場合）
特に締切日は目立つように記載し、
余裕を持った期日を設定しましょう。
誤解を招く表現を避ける
案内メールで使う言葉選びは、
参加者の印象を大きく左右します。
以下のような表現は避けるようにしましょう：
- 参加を強制するような表現
- 特定の人を除外するような表現
- 曖昧な表現
代わりに：
- 「ぜひご参加ください」
- 「お時間が合えば、一緒に楽しみましょう」 といった、柔らかい表現を使うのがおすすめです。
よくある質問（FAQ）
歓迎会の案内メールについて、
よくいただく質問にお答えします！
参加を強制するような表現は避けるべき？
はい、
避けるべきです。
なぜなら、
プライベートな時間を
強制的に拘束するような印象を与えてしまうからです。
代わりにこんな表現はいかがでしょう：
- 「ご都合が合う方は、ぜひご参加ください」
- 「お時間が許す方は、一緒に楽しみましょう」
このように、
参加者の自主性を尊重する表現を心がけましょう。
アレルギー対応はどう記載する？
アレルギー対応はとても重要な情報です。
以下のようなポイントを押さえて記載しましょう：
■アレルギー・食事制限について
・アレルギーをお持ちの方は、必ずご記入ください
・ベジタリアン、ハラール食対応なども承ります
・特別対応が必要な方は、個別にご相談ください食の安全に関わることなので、
必ず事前に確認できる仕組みを作っておきましょう。
オンライン歓迎会の案内メールはどう書く？
リモートワークが増えた今、
オンライン歓迎会も増えていますよね。
オンライン特有の情報をしっかり記載しましょう：
■オンライン歓迎会について
・使用ツール：Zoom
・接続リンク：[URLを記載]
・接続テスト：当日18:15から実施
・必要なもの：
- PCまたはスマートフォン
- イヤホンまたはヘッドセット
- お気に入りのドリンク・おつまみまとめ
歓迎会の案内メール、
意外と悩むポイントが多いですよね。
でも、
基本的な構成要素さえ押さえておけば、
誰でも素敵な案内メールが作れます！
ポイントをおさらいしましょう：
- 受信者の立場に立って、必要な情報を漏れなく
- 堅すぎず、カジュアルすぎない適度な文体で
- 参加したくなる、温かい雰囲気づくりを
- 締切や連絡先は、わかりやすく明確に
このページで紹介した例文やポイントを参考に、
ぜひ素敵な案内メールを作ってくださいね。
きっと、
参加者のみなさんに喜んでもらえる歓迎会になるはずです！