歓迎会の案内メール本人宛はこう書く！例文付き
新しい職場に入るときって、
誰でもドキドキしますよね。
期待と不安が入り混じる特別な時期だからこそ、
温かい歓迎会で新メンバーをお迎えしたいものです。
でも、
案内メールってどう書けばいいのか
迷ってしまいますよね。
今回は、
相手の心に寄り添いながら、
必要な情報をしっかり伝える
歓迎会の案内メールの書き方をご紹介します！
歓迎会案内メールの基本構成とポイント
歓迎会の案内メールは、
新しく仲間になる方への大切な第一歩。
基本的な構成要素をしっかりおさえながら、
相手の気持ちに寄り添った
温かみのある文面を作っていきましょう。
それぞれの要素について、
具体的にお伝えしていきますね。
本人宛には会費は記載しない？
「新入社員や異動者本人に送るメールに、
会費のことを書いていいのかな？」
って悩んだことありませんか？
実は、
本人宛のメールには
会費を記載しないのが一般的なんです。
なぜかというと、
歓迎会は新しいメンバーを温かく迎え入れる場だから。
経済的な負担を意識させないように
という配慮なんですね。
多くの会社では、
歓迎される方の会費は
幹事や部署で負担する慣習があります。
ただし、
会社によってやり方は様々。
全員が会費を出し合う文化が定着している会社なら、
むしろ事前に説明しておいた方が、
当日の心配が減るかもしれません。
具体的には、
こんな対応がおすすめです：
- 本人宛のメール：会費のことには触れず、
参加に関する情報だけを書く - 幹事間のメール：会費の集め方や金額についてはっきり書く
件名：相手にすぐ伝わる書き方
メールの件名で大切なのは、
ぱっと見て内容が分かることです。
歓迎会の案内メールなら、
「歓迎会のご案内」という基本的な言葉に、
日付や場所などの重要な情報を加えると効果的ですよ。
具体的な件名の例を見てみましょう：
【○○様ご歓迎会のご案内】5/15(金) ＠銀座
【新入社員歓迎会】4/10開催のお知らせ
特に気をつけたいのは、
情報の並べ方です。
最も大切な情報（誰のための歓迎会か）を
最初に持ってきて、
その後に日時や場所などの補足情報を続けると、
メールの重要度がすぐに伝わりますよ。
宛名：失礼のない適切な表現
宛名の書き方は、
会社の雰囲気や相手との関係によって
変えていくといいですね。
基本は「様」をつけることで、
きちんとした敬意を示しながらも
親しみやすい印象を作ることができます。
例えば： 山田太郎様 山田様
複数の方に送る場合は、
こんな書き方もできます：
新入社員の皆様 ○○部異動の皆様
特に気をつけたいのは、
相手の立場や役職に合わせた敬称を使うこと。
役職がある方なら「部長」「課長」
といった役職名も入れると、
より丁寧な印象になりますよ。
書き出し：歓迎の気持ちを伝える効果的な表現
メール本文の最初は、
心からの歓迎の気持ちを込めた
温かい言葉で始めましょう。
この部分で歓迎の気持ちをしっかり伝えることで、
相手も歓迎会に参加したい気持ちが高まりますよ。
効果的な書き出しの例：
「このたびは○○部への着任、
誠におめでとうございます。
私たちも心より歓迎申し上げます。」
「○○様の入社を心よりお祝い申し上げます。
チーム一同、
共に働けることを楽しみにしております。」
特に意識したいのは、
相手の気持ちに寄り添った言葉選びです。
新しい環境での緊張や不安を和らげるような、
温かい言葉を選びましょう。
歓迎会詳細：日時、場所、会費などを明確に
歓迎会の具体的な情報は、
5W1Hをしっかり押さえて、
漏れなく書くことが大切です。
特に以下の項目は、
できるだけ詳しく書いておきましょう：
- 開催日時：曜日も忘れずに
- 集合場所：最寄り駅からの道順もあると親切です
- 開催店舗：電話番号、予約名も書いておきましょう
- 所要時間：終了予定時刻も明記すると安心です
例えばこんな感じで書くと分かりやすいですよ：
日時：2025年5月15日（金）18:30～20:30
場所：「銀座 〇〇」
住所：東京都中央区銀座X-X-X △△ビル 3階
アクセス：銀座駅C6出口より徒歩3分
予約名：株式会社〇〇 新入社員歓迎会出欠確認：締め切りと方法を分かりやすく
出欠の返事をもらう時は、
相手が迷わず答えられるように、
具体的な手順を示すことが大切です。
特に以下の点をしっかり書いておきましょう：
- 回答期限：余裕を持った日程に
- 回答方法：具体的な手順を
- 連絡先：質問がある時の問い合わせ先も
回答方法の例：
「お手数ですが、
4月25日（金）までに、
このメールへの返信にて出欠のご連絡をお願いいたします。」
結び：丁寧かつ親しみやすい印象に
メールの最後は、
もう一度歓迎の気持ちを示しながら、
相手への期待感を伝える言葉で締めくくりましょう。
こんな表現が効果的です：
「皆様とより親睦を深める機会となれば幸いです。
当日お会いできることを心よりお待ちしております。」
「楽しい会となるよう準備を進めておりますので、
ぜひご参加ください。」
シチュエーション別！歓迎会案内メール例文集
実際の場面で使える具体的な例文をご紹介します。
状況や関係性に応じて、
適切な表現を選んでいただけます。
新入社員向け：フォーマルな例文
件名：【新入社員歓迎会のご案内】4/10(金)開催
○○様
このたびは当社への入社、誠におめでとうございます。私たち○○部一同、心より歓迎申し上げます。
つきましては、下記の通り歓迎会を企画いたしましたので、
ご案内申し上げます。
記
日時：2025年4月10日（金）18:30～20:30
場所：「銀座 〇〇」
住所：東京都中央区銀座X-X-X △△ビル 3階
アクセス：銀座駅C6出口より徒歩3分
お手数ですが、4月3日（金）までに、このメールへの返信にて
ご出欠のご連絡をいただけますと幸いです。
当日は、○○様とより親睦を深められる機会となることを
楽しみにしております。
どうぞよろしくお願いいたします。
株式会社○○
総務部 幹事
山田太郎新入社員向け：カジュアルな例文
件名：【歓迎会のお誘い】4/10(金) @銀座
○○さん
ご入社おめでとうございます！
○○部のメンバー一同、一緒に働けることをとても楽しみにしています。
早速ですが、○○さんの歓迎会を以下の通り企画しましたので、
ご案内させていただきます。
【日時】2025年4月10日（金）18:30～20:30
【場所】銀座「〇〇」
【アクセス】銀座駅C6出口から徒歩3分
※詳しい地図は添付ファイルをご確認ください。
カジュアルな雰囲気の会になる予定です。
○○さんのことをもっと知れる機会になればと思います！
出欠のご連絡は、4月3日（金）までにこのメールへの返信で
お願いできますでしょうか。
当日お会いできることを楽しみにしています！
幹事：山田異動者向け：フォーマルな例文
件名：【○○様ご歓迎会のご案内】5/15(金)開催
○○部
○○様
このたびは○○部へのご異動、誠におめでとうございます。
私どもチーム一同、心より歓迎申し上げます。
つきましては、下記の通り歓迎会を企画させていただきましたので、
ご案内申し上げます。
記
日時：2025年5月15日（金）18:30～20:30
場所：「日本橋 個室和食 〇〇」
住所：東京都中央区日本橋X-X-X □□ビル 5階
アクセス：日本橋駅A3出口より徒歩2分
お手数ではございますが、5月8日（金）までに、このメールへの返信にて
ご出欠のご連絡をいただけますと幸いです。
当日は、○○様との親睦を深められる良い機会になればと
考えております。
何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社○○
○○部 幹事
鈴木一郎異動者向け：カジュアルな例文
件名：【○○さん歓迎会】5/15(金) @日本橋
○○さん
○○部への異動、おめでとうございます！
チーム一同、一緒に働けることを心待ちにしていました。
つきましては、○○さんの歓迎会を企画しましたので、
ご案内させていただきます。
【日時】2025年5月15日（金）18:30～20:30
【場所】日本橋の個室和食「〇〇」
【アクセス】日本橋駅A3出口から徒歩2分
※地図のURLは後ほど送付いたします。
和やかな雰囲気の中で、チームメンバーとの交流を
深められればと思います。
出欠のご連絡は、5月8日（金）までにこのメールへの返信で
お願いできますでしょうか？
当日は楽しい会にしたいと思いますので、
ぜひご参加ください！
幹事：鈴木歓迎会案内メール作成のよくある質問
みなさんからよく寄せられる疑問について、
具体的な解決策をご紹介します！
参加者を増やすためのコツは？
参加率を上げるには、
こんな工夫が効果的ですよ：
- 開催日時への配慮
- 平日なら、
残業の少ない曜日を選ぼう - 週末開催なら、
早めに案内して予定を確保してもらおう
- 魅力的な内容のアピール
- お店の特徴や料理の内容を具体的に紹介
- 楽しい企画や出し物があれば、
その概要も伝えましょう
特に大切なのは、
参加するメリットをしっかり伝えること。
例えば：
「普段なかなか話せない
先輩社員との交流のチャンスです！」
「○○部の雰囲気を知っていただける
絶好の機会になると思います」
オンライン歓迎会の案内はどう書く？
オンライン歓迎会の案内では、
こんな情報をはっきり書いておくと安心です：
- どのビデオ会議ツールを使うか（Zoom、Teams等）
- 接続に必要なURL、ID、パスワード
- 接続テストができる時間（必要な場合）
- 準備しておくもの（飲み物、軽食等）
例文：
【オンライン歓迎会 接続情報】
ツール：Zoom
開始時間：18:20（本開始18:30）
URL：https://zoom.us/j/XXXXXXXXXX
ミーティングID：XXX XXX XXXX
パスワード：XXXXX
※開始10分前からアクセスできます
※事前に接続テストをご希望の方は、お気軽にご連絡ください欠席者への対応はどうすれば良い？
欠席される方への気配りも、
チームの一体感を保つ上で大切です。
こんな対応がおすすめですよ：
- 欠席連絡への返信例
ご連絡ありがとうございます。
残念ではございますが、やむを得ない事情があるかと存じます。
また別の機会にぜひご参加いただければと思います。- その後のフォロー例
- 歓迎会の様子を写真や議事録でシェアする
- 次回の親睦会にお誘いする
- 個別に挨拶できる機会を設定する
特に大切なのは、
欠席者もチームの大切な一員という気持ちを伝えることです。
まとめ：歓迎会案内メールで好印象を与えよう
歓迎会の案内メールは、
新しい仲間を迎える組織の気持ちを表す大切なメッセージ。
以下のポイントを意識すると、
より良い案内メールが作れますよ：
- 相手の立場に立った温かい文面づくり
- 必要な情報は漏れなく記載
- 丁寧さと親しみやすさのバランス
- 回答方法と期限をはっきり示す
特に大切なのは、
新しい環境で緊張している相手の気持ちに寄り添うこと。
丁寧で親しみやすい文面で、
心からの歓迎の気持ちを伝えましょう。
この記事で紹介した例文を参考に、
自分の会社の雰囲気に合わせてアレンジしてみてくださいね。
歓迎会を成功させる第一歩は、
この案内メールから始まります。
新しい仲間を気持ちよく迎え入れる準備を、
まずは丁寧な案内メールから始めていきましょう！